Como implantar o OpenOffice nas empresas

Uau!!! Em meu último post, tive mais de 13 comentários: pelo visto a guerra dos Offices interessa a muita gente e trouxe uma discussão acalorada pela primeira vez no meu humilde Blog.

Por conta disso, resolvi explicar um pouco melhor como acredito que se deva implantar o OpenOffice nas empresas e dar algumas dicas para o implantador.

Implanto sistemas a 22 anos e posso garantir que o OpenOffice deve ser implantando da mesma forma que qualquer outro sistema de informação: paulatinamente, aos poucos e principalmente com a participação e interação constante de quem vai usar o sistema, o chamado "usuário".

A princípio, este termo "usuário" já é complicado: geralmente é usado para pessoas que usam computadores, transporte de massa e drogas ilícitas... Ou seja, só coisa ruim :) Ninguém fala: usuário de vinho, ou usuário de chocolate. Mas como a indústria usa o termo, vamos seguir...

Se a empresa já utiliza o MS-Office, a pior alternativa para o Integrador ou Analista de Sistema é fazer um "Big Bang", ou seja, retirar o MS-Office e colocar o OpenOffice. Qualquer Big Bang é traumático e traz uma antipatia completa dos usuários. Big Bang é prática de implantador de SAP que empurra goela abaixo do usuário uma solução que quase sempre não é aprovada por quem vai efetivamente utilizar o sistema.

A melhor forma de introduzir o OpenOffice em empresas é manter o Office nos micros que já tem a licença e instalar o OpenOffice para que os usuários possam conhecer a ferramenta e descobrir que ele é "quase igual" ao MS-Office. Como qualquer ferramenta, ele deve ser experimentado e manuseado para que o usuário passe a usá-lo.

Antes de iniciar, vale aqui contextualizar as dicas: o meu foco são PME - pequenas e médias empresas. Grandes empresas ainda não estão interessadas simplesmente porque um 500.00 reais é pouco dinheiro no orçamento delas.

Quem se preocupa com licenças é a pequena empresa pois o preço de 10 licenças de Office equivale ao preço de uma máquina. Se não tem jeito, ele compra mas se tem alternativa viável, ele vai testar esta alternativa.

Dicas de Implantação

1) Instale o OpenOffice em todas as máquinas da empresa. Com isso, todos poderão abrir arquivos ODF. Sabe aquela máquina com Windows 98 que ainda está com Office XP ? O usuário vai adorar receber um software com novos recursos!

2) O ideal é sempre fazer um treinamento formal, nem que seja de 2 horas mas se a empresa não dispõe de recursos para tal, dê 3 dicas matadoras para os usuários quando for instalar a máquina:

• A geração de PDF para enviar documentos por email sem permitir que o destinatário possa alterar o documento. Muito útil para contratos e propostas.
• Corretor ortográfico com as novas regras gramaticais
  
• Permitir abrir qualquer tipo de planilha ou documento de texto, inclusive aqueles que chegam via email e que ele não consegue abrir.
• Sugira que ele instale em casa. Explique que ele é grátis e menos sujeito a vírus. Passe o link do site do BrOffice.
  

3) Caso um usuário diga que o MS-Office é necessário, peça que ele escreva um email explicando a sua necessidade para justificar a compra da licença. Na minha experiência, na maioria das vezes ele não escreve nada porque não consegue identificar um motivo claro e objetivo. Mas em alguns casos, ele pode ter uma real necessidade do MS-Office por ter documentos complexos (com macros por exemplo) que necessitem exclusivamente do MS-Office.

4) Crie uma cultura de só armazenar documentos internos em ODF. Explique aos usuários que é um formato que poderá ser utilizado por todos e sem possibilidade de ficar incompatível a longo prazo.

5) Crie um canal de comunicação para que os usuários possam enviar documentos que tenham tido problemas de compatibilidade. Se um usuário tiver muitos problemas, não pestaneje: compre uma licença de Office para ele. Geralmente são os chamados "Power users" que identificam estes problemas e eles são os primeiros a falar mal do OpenOffice caso não sejam atendidos.

Os problemas de compatibilidade realmente existe para documentos complexos mas a questão é: quantos usuários nas empresas utilizam documentos complexos ? Quantos usuários utilizam planilhas com macros por exemplo ? Conta-se nos dedos...

A partir dessa estatística, você começa a perceber o desperdício de compra de licenças de MS-Office sem que a empresa tenha avaliado a real necessidade da ferramenta. Na maior implantação de OpenOffice da qual participei, das 40 máquinas, só 6 tinham necessidade real de utilizar o MS-Office por questões de compatibilidade. Nenhum caso foi encontrado por questões de funcionalidade, ou seja, de funções que existiam no MS-Office e não podiam ser encontradas no OpenOffice.

Você sabe que a implantação é um sucesso quando aquele usuário que antes reclamava do OpenOffice, agora está pedindo um upgrade do OpenOffice porque ele já está usando a versão 3.1 em casa e na do escritório ainda está 2.4...